1. Các trường hợp bắt buộc phải đặt lịch hẹn (방문예약)

Hệ thống quản lý hiện nay không tiếp nhận các trường hợp vãng lai cho các thủ tục sau:
- Gia hạn thời gian lưu trú (체류기간 연장): Thực hiện khi Visa sắp hết hạn.
- Thay đổi tư cách lưu trú (체류자격 변경): Chuyển đổi giữa các loại Visa (ví dụ: D-2 sang D-10, E-7...).
- Đăng ký người nước ngoài (외국인 등록): Cấp thẻ cư trú (ARC) lần đầu cho người mới nhập cảnh.
- Cấp lại thẻ cư trú: Áp dụng khi thẻ bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin định danh.
- Quy định đối với các diện visa đặc thù: Đối với các mã Visa D-3, D-8, E-7, F-2, F-6, G-1 và một số diện F-1, việc đặt lịch hẹn và có mặt trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền là yêu cầu bắt buộc, không thể thay thế bằng các hình thức khai báo khác.

2. Quy định mới về Khai báo thông tin nghề nghiệp

Kể từ các bản cập nhật gần đây trên hệ thống HiKorea, người dùng phải hoàn tất việc xác nhận thông tin nghề nghiệp trước khi có thể chọn thời gian đặt lịch:
- Trường hợp thông tin không thay đổi: Tích vào ô xác nhận "Không có thay đổi" để tiếp tục.
- Trường hợp có thay đổi: Nếu có sự thay đổi về nơi làm việc, mã ngành nghề hoặc thu nhập, bạn bắt buộc phải cập nhật thông tin mới chính xác. Hệ thống chỉ cho phép đặt lịch sau khi bước khai báo này hoàn tất.

3. Quy trình thực hiện đặt lịch trực tuyến

Bước 1: Truy cập cổng thông tin HiKorea (www.hikorea.go.kr) và chọn mục 방문예약 (Đặt lịch hẹn).


- Kéo xuống dưới cùng, đồng ý với quy định đặt lịch và chọn 방문예약 신청

Bước 2: Lựa chọn cơ quan quản lý phù hợp. * Thông thường hệ thống sẽ tự động hiển thị cơ quan theo địa chỉ cư trú hiện tại.
* Lưu ý: Nếu mục đích đặt lịch là để Khai báo thay đổi địa chỉ (đổi nhà), bạn phải chủ động chọn đúng Cục quản lý thuộc khu vực của địa chỉ mới. Việc chọn nhầm cơ quan quản lý cũ sẽ dẫn đến hồ sơ bị từ chối tiếp nhận.



- Chọn ngày giờ muốn đặt lịch


Bước 3: Thực hiện xác nhận/cập nhật thông tin nghề nghiệp theo yêu cầu của hệ thống.



- Trường hợp có thông tin cần khai báo thì tiến hành khai báo, hoặc nếu không thì chọn 수정사항 없음 và tiến hành đặt lịch như bình thường.

4. Kinh nghiệm khi lên làm thủ tục trực tiếp

- Tại một số Cục, danh sách những người đã đặt lịch hẹn trong ngày thường được dán trước cửa văn phòng hoặc bảng thông báo chính. Khi đến nơi, bạn nên chủ động kiểm tra để xác nhận có tên mình trong danh sách theo khung giờ tương ứng hay không.


- Thời gian có mặt: Nên có mặt trước giờ hẹn từ 10-15 phút để chuẩn bị tờ khai và mua tem lệ phí. Nên mua tem trước khi đến lượt làm việc để rút ngắn thời gian chờ đợi.
- Theo dõi lượt gọi: Người đã đặt lịch không cần lấy số thứ tự tại máy phát số. Đến giờ hẹn, số thứ tự của bạn sẽ hiển thị trên bảng điện tử tại quầy tiếp nhận tương ứng.


- Chuẩn bị hồ sơ: Đảm bảo mang theo Hộ chiếu, thẻ ARC bản gốc và đầy đủ các chứng từ minh chứng theo quy định của từng loại thủ tục.

Lưu ý: Vào các giai đoạn cao điểm (tháng 2, 3 và tháng 8, 9), lịch hẹn thường được đăng ký kín rất nhanh. Nên chủ động kiểm tra và đặt lịch trước từ 3-4 tuần để đảm bảo không vi phạm thời hạn lưu trú.

Hy vọng thông tin này sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục hành chính tại Hàn Quốc một cách thuận lợi và chính xác.