Đối với người nước ngoài sinh sống tại Hàn Quốc, việc đến Cục Xuất nhập cảnh (출입국사무소) để gia hạn visa, đổi tư cách lưu trú hay làm thẻ chứng minh người nước ngoài là điều không thể tránh khỏi. Để buổi làm việc diễn ra suôn sẻ và không tốn công sức đi lại nhiều lần, hãy bỏ túi ngay 8 điều dưới đây nhé!

1. Bắt buộc phải đặt lịch hẹn trước (방문예약)

Hầu hết các thủ tục hành chính tại Cục đều yêu cầu phải đặt lịch hẹn trước qua trang web HiKorea. Nếu đến trực tiếp mà không có lịch hẹn, bạn sẽ phải chờ đợi rất lâu hoặc thậm chí bị từ chối giải quyết hồ sơ (trừ một số trường hợp khẩn cấp đặc biệt).

2. Đi đúng Cục Xuất nhập cảnh quản lý nơi mình cư trú

Bạn không thể đi nộp hồ sơ ở bất kỳ Cục nào mình muốn. Cục Xuất nhập cảnh được phân chia nhiệm vụ theo địa chỉ đăng ký thường trú (địa chỉ trên căn cước) của bạn. Hãy lên HiKorea check kỹ xem quận/huyện mình ở thuộc quyền quản lý của văn phòng nào trước khi đặt lịch.

3. Xác định rõ mục đích chuyến đi

Mỗi thủ tục (Gia hạn visa, đổi diện visa, đăng ký chứng minh thư mới, thay đổi nơi làm việc, khai báo đổi hộ chiếu...) có quy trình xử lý và yêu cầu riêng. Hãy định hình rõ mục tiêu để chuẩn bị tâm lý và form tờ khai chính xác.

4. Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cơ bản (Bộ hồ sơ gốc)

Luôn luôn chuẩn bị sẵn các giấy tờ bao gồm:
- Hộ chiếu (Passport) + Thẻ căn cước người nước ngoài (ARC - nếu có).
- Đơn tổng hợp (통합신청서), ảnh thẻ (nếu cần).
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (Hợp đồng nhà).
- Giấy chứng nhận học tập (đối với D-2) hoặc Hợp đồng lao động, Giấy phép kinh doanh của công ty (đối với E-7).
- Lệ phí bằng tiền mặt hoặc tem phiếu (수입인지).

5. Check kỹ các giấy tờ bổ sung theo diện visa

Thiếu một loại giấy tờ nhỏ cũng có thể làm chậm trễ quá trình xét duyệt hồ sơ hoặc khiến visa bị quá hạn. Hãy tự rà soát:
- Thời hạn visa hiện tại còn đủ dài không?
- Có cần giấy chứng nhận thu nhập (소득금액증명원), số dư tài khoản ngân hàng không?
- Có cần văn bản đồng ý chuyển nơi làm việc (이적동의서) từ công ty cũ không?
- Các giấy tờ nước ngoài đã được dịch thuật công chứng/Hợp pháp hóa lãnh sự chưa?

6. Đến sớm trước giờ hẹn từ 15 - 20 phút

Cục Xuất nhập cảnh luôn trong tình trạng rất đông đúc và hỗn loạn. Hãy đến sớm ít nhất 15 - 20 phút để tìm đúng khu vực ô cửa (창구) tiếp nhận, kiểm tra số thứ tự hiển thị và chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ trên tay.

7. Giữ lại biên lai và giấy hẹn sau khi nộp

Sau khi thu hồ sơ, nhân viên Cục sẽ cấp cho bạn một tờ biên lai/giấy xác nhận tiếp nhận. Hãy cất giữ cẩn thận vì tờ giấy này dùng để:
- Theo dõi tiến độ duyệt hồ sơ.
- Làm bằng chứng xuất trình khi đi nhận lại thẻ căn cước (ARC).
- Chứng minh bản thân đang trong quá trình gia hạn hợp pháp nếu visa cũ vô tình hết hạn trong lúc chờ kết quả.

8. Gọi tổng đài 1345 khi có thắc mắc

Nếu có bất kỳ điều gì mập mờ về thủ tục hay giấy tờ, hãy gọi lên Tổng đài Hướng dẫn Tổng hợp dành cho Người nước ngoài 1345 (có hỗ trợ tiếng Việt). Tuy nhiên, cần lưu ý là hướng dẫn của tổng đài đôi khi có thể lệch một chút so với yêu cầu thực tế của điều tra viên tại quầy, vì thế nên tham khảo thêm từ phía công ty hoặc trường học cho chắc chắn.